RFID檔案管理(lǐ)解決方案

一、項目背景

　據國(guó)家檔案局統計數據，截止2008年，全國(guó)檔案庫房面積為(wèi)285.6萬平方米，而保存的檔案則有(yǒu)25284.5萬卷;還有(yǒu)各類聲像檔案、以磁盤光盤為(wèi)載體(tǐ)的電(diàn)子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔着大量的檔案進館儲存任務(wù)，絕大部分(fēn)檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用(yòng)有(yǒu)限的檔案庫房資源，最大限度開發已有(yǒu)檔案庫房的保管能(néng)力，節約檔案庫房建設資金，成為(wèi)各級檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年随着檔案寄存中(zhōng)心在各地的興起，檔案高密度存儲直接關系到寄存中(zhōng)心的經濟效益和社會效應。

² 檔案倉庫管理(lǐ)現狀：

　在檔案信息化的過程中(zhōng)，存在着大量的曆史紙質(zhì)檔案，并且企業的日常運作(zuò)過程中(zhōng)還在不斷的産(chǎn)生這種檔案。這些資料對于企業來說是很(hěn)重要的 企業知識，企業分(fēn)析利用(yòng)這些檔案的願望是很(hěn)迫切的。但傳統的檔案管理(lǐ)模式，由于占用(yòng)的存放空間大，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用(yòng)困難，安(ān)全性保密性不可(kě)靠， 不能(néng)滿足企業在激烈的市場競争中(zhōng)高效運作(zuò)和流通性的需求，RFID的應用(yòng)解決了這些問題。

² 檔案倉庫管理(lǐ)需求：

1. 實現設備進出倉庫智能(néng)化管理(lǐ)。

采用(yòng)物(wù)聯網智能(néng)化感知技(jì )術，使用(yòng)手持機結合固定式采集設備，對資産(chǎn)标簽進行标識。

利用(yòng)智能(néng)移動終端或固定式采集設備，完成資産(chǎn)的新(xīn)增、領用(yòng)、盤點、 歸還、轉移、維修保養、報廢和清理(lǐ)等日常管理(lǐ)工(gōng)作(zuò)，高效、精(jīng)确的實現了對資産(chǎn)全生命周期的跟蹤管理(lǐ)。

解決了資産(chǎn)家底狀況信息不明、盤點不清、管理(lǐ)信息滞後、維護管理(lǐ)困難等問題， 保證了資産(chǎn)的帳物(wù)相符，提高資産(chǎn)利用(yòng)率，從而實現資産(chǎn)的信息化管理(lǐ)。

2. 解決設備借用(yòng)、歸還監督管理(lǐ)。

借用(yòng)設備涉及本公(gōng)司下屬施工(gōng)單位也可(kě)能(néng)涉及外部兄弟(dì)單位，如何做到設備借用(yòng)管理(lǐ)，到期跟催、歸還管理(lǐ)，設備當前使用(yòng)狀況查詢，将提高設備使用(yòng)的安(ān)全和效率。

3. 設備的維護管理(lǐ)信息化，做到設備到期維護提醒。設備涉及國(guó)家質(zhì)量監督檢測、使用(yòng)期限日常維護，系統提供日常維護報表，方便設備倉庫管理(lǐ)人員工(gōng)作(zuò)。

² 檔案庫房規劃目标：

将無線(xiàn)射頻技(jì )術應用(yòng)到高密度智能(néng)化檔案管理(lǐ)領域中(zhōng)，充分(fēn)利用(yòng)自動化庫房的優勢和無線(xiàn)射頻技(jì )術諸多(duō)優點，實現庫房信息管理(lǐ)自動化和檔案入出庫作(zuò)業的自動化，為(wèi)提高檔案的流通效率發揮重要的作(zuò)用(yòng)。國(guó)内外各個行業采用(yòng)自動化倉庫的情況己經充分(fēn)證明，使用(yòng)自動化立體(tǐ)倉庫能(néng)夠産(chǎn)生巨大的社會效益和經濟效益。

 

實現檔案資料智能(néng)管理(lǐ)信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具(jù)體(tǐ)業務(wù)，對檔案流通進行動态的管理(lǐ)，系統通過RFID作(zuò)為(wèi)信息載體(tǐ)，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務(wù)辦(bàn)理(lǐ)的自動化，從而取代傳統的紙質(zhì)工(gōng)作(zuò)流程。提高檔案管理(lǐ)整體(tǐ)的業務(wù)管理(lǐ)能(néng)力、減少差錯率,實現數據共享、提高對檔案管理(lǐ)的效率、簡化了管理(lǐ)流程、降低了人員的勞動強度，為(wèi)檔案管理(lǐ)提供了更為(wèi)便捷、更為(wèi)有(yǒu)效的管理(lǐ)模式，提高服務(wù)水平，提升管理(lǐ)的綜合實力。

 

目前将無線(xiàn)射頻技(jì )術應用(yòng)到高密度智能(néng)化檔案庫在檔案系統運用(yòng)較少，積累的經驗不多(duō)，無線(xiàn)射頻技(jì )術結合高密度智能(néng)化檔案庫可(kě)在理(lǐ)論和實踐中(zhōng)為(wèi)檔案的高密度智能(néng)儲存做有(yǒu)益的探索，無論是從理(lǐ)論上，還是在實踐中(zhōng)，都是一個飛躍。

二、捷友RFID檔案管理(lǐ)系統功能(néng)特點

系統技(jì )術特點

1.RFID檔案标簽樣式及内容可(kě)自定義。

2.RFID檔案标簽信息個性化加密，防止重要資産(chǎn)信息洩露，強化資産(chǎn)信息的安(ān)全。

3.手持智能(néng)終端能(néng)夠獨立完成資産(chǎn)領用(yòng)、盤點、歸還、轉移、維修保養、報廢等操作(zuò)。

4.手持智能(néng)終端支持無線(xiàn)聯網在線(xiàn)工(gōng)作(zuò)和脫機離線(xiàn)獨立工(gōng)作(zuò)兩種工(gōng)作(zuò)模式，同時支持多(duō)手持智能(néng)終端同時工(gōng)作(zuò)，數據實時同步。

5.支持檔案按來源、部門、人員、位置、狀态進行盤點統計。

7.資産(chǎn)信息表格批量導入，減少人工(gōng)錄入的工(gōng)作(zuò)量，提高工(gōng)作(zuò)效率。

8. 智能(néng)信息提醒功能(néng)，包括檔案歸還時間、計量時間、維修保養時間、報廢時間等到期提醒。  

9.報警提醒功能(néng)，檔案被非授權帶出時發出聲光報警、語音提醒、照片抓拍存檔，防止檔案非授權移動或丢失。

10.管理(lǐ)實時，操作(zuò)快捷、簡便，日志(zhì)記錄詳盡，完整的“管理(lǐ)鏈路”。

11.信息按級公(gōng)開，權限控制嚴格，層級明确，實現“向上負責”；

12.自動識别、距離遠(yuǎn)、精(jīng)度高，抗幹擾性能(néng)好，分(fēn)析判斷智能(néng)化。

13.人員必須自覺遵從系統規則和操作(zuò)流程，便于領導實時管控和檢查督促，獨特的安(ān)全信用(yòng)值量化管理(lǐ)；人性化管理(lǐ)、避免沖突。

14.獨特的預警、報警功能(néng)；分(fēn)布式結構，便于組網、機動部署和範圍擴展。

15.模塊化設計，便于功能(néng)擴展和特殊模塊定制。

三、射頻識别技(jì )術介紹

射頻識别是一種非接觸式的自動識别技(jì )術，它通過射頻信号自動識别目标對象并獲取相關數據，識别工(gōng)作(zuò)無需人工(gōng)幹預，可(kě)工(gōng)作(zuò)于各種惡劣環境。射頻識别技(jì )術可(kě)識别高速運動物(wù)體(tǐ)并可(kě)同時識别多(duō)個标簽，操作(zuò)快捷方便。

射頻識别系統由一個詢問器（或閱讀器）和很(hěn)多(duō)應答(dá)器（或标簽）組成。射頻識别技(jì )術包括了一整套信息技(jì )術基礎設施，包括：射頻識别标簽，又(yòu)稱射頻标簽、電(diàn)子标簽，主要由存有(yǒu)識别代碼的大規模集成線(xiàn)路芯片和收發天線(xiàn)構成，目前主要為(wèi)無源式，使用(yòng)時的電(diàn)能(néng)取自天線(xiàn)接收到的無線(xiàn)電(diàn)波能(néng)量；射頻識别讀寫設備以及與相應的信息服務(wù)系統。

 

三、RFID檔案管理(lǐ)系統網絡拓撲

 

四、主要技(jì )術指标及使用(yòng)要求

（1）目标标簽種類

無線(xiàn)射頻标簽915超高頻頻段

（2）探測距離

無源RFID——超高頻——3～10m

(3) 數據傳輸方式與性能(néng)指标

無線(xiàn)網絡通信與有(yǒu)線(xiàn)網絡通信相結合，性能(néng)指标視網絡配置情況而定，系統對網絡帶寬要求為(wèi)<128kbps

(4)電(diàn)磁兼容性要求

經實驗環境和實際應用(yòng)環境測試，與現有(yǒu)經無線(xiàn)電(diàn)管理(lǐ)委員會審核的産(chǎn)品設備無沖突、無相互幹擾。

(4) 環境适應性

見下表：

	RFID	磁條	條形碼
抗污性	好	好	差
外形可(kě)塑性	好	一般	無
穿透性	好	好	無
重複使用(yòng)	好	一般	無

（5）實用(yòng)性

l 标簽性價比高

标簽成本符合實際用(yòng)戶所能(néng)承受的範圍，且調整靈活，随着我國(guó)加大對标簽制造業的大力扶持和衆多(duō)大型生産(chǎn)企業的加入，今後标簽價格将會更加低廉。

l 可(kě)靠性高

系統使用(yòng)标簽符合國(guó)際标準。

l 易于維修維護

l 安(ān)全保密性

具(jù)有(yǒu)信息安(ān)全防護與保密手段，保證系統訪問、數據及通信的安(ān)全。

l 人機适應性

易于部署、安(ān)裝(zhuāng)簡便、操作(zuò)簡單。

l 系統的擴充性

預留接口，可(kě)與其他(tā)标準件通過開發接口程序實現互連

四、系統架構設計

在原來的非Client/Server結構模式下進行涉密載體(tǐ)管理(lǐ)系統設計實現中(zhōng)，一般采用(yòng)文(wén)件服務(wù)器/工(gōng)作(zuò)站的結構模式，每當前台工(gōng)作(zuò)站有(yǒu)數據請求的時候，就會打開服務(wù)器上的數據庫，用(yòng)網絡将整個數據庫傳到工(gōng)作(zuò)站，在前台處理(lǐ)完以後，再将整個數據庫傳送回服務(wù)器。這樣，聯機事務(wù)處理(lǐ)的響應時間和網絡上的無效傳輸大大增加，從而增加了網絡的負擔，降低了相應速度。影響了整個服務(wù)器的性能(néng)。

采用(yòng)的Client/Server結構，Client端隻要将請求發給Server端，而Server端在處理(lǐ)完請求之後，隻是把結果返回給Client端。實際上在網絡傳輸的隻有(yǒu)SQL語句和結果數據。同時，Client負責友好的界面與用(yòng)戶交互。而Server專門負責數據庫的操作(zuò)、維護、提高了整個系統的吞吐量和響應時間。在Client/Server結構模式下進行檔案系統的設計具(jù)有(yǒu)如下一些特點。
　　1、 系統的聯機事務(wù)能(néng)力大大提高：采用(yòng)Client結構，使檔案系統合理(lǐ)的劃分(fēn)數據和功能(néng)，均衡分(fēn)配Client和Server上的負載，減少網絡傳輸，能(néng)為(wèi)聯機事務(wù)處理(lǐ)提供高的事務(wù)吞吐量，短的響應時間，并且增加用(yòng)戶數量。
　　2、 系統的開放性和可(kě)擴充性能(néng)增強：基于Client/Server結構的檔案系統采用(yòng)開放的Server接口軟件，使不同協議的兩個Client應用(yòng)軟件可(kě)以通過Server聯結，使檔案系統的開放性和易擴充性增強。
　　3、 系統的安(ān)全性增強：由于采用(yòng)Client/Server結構的檔案中(zhōng)，數據的各種操作(zuò)和維護都在Server端進行，而用(yòng)戶在Client端根據授權來使用(yòng)Server端的數據。這樣為(wèi)數據提供了強有(yǒu)力的安(ān)全保證。同時，對數據的可(kě)靠性管理(lǐ)以及維護也帶來了方便。
　　4、 充分(fēn)利用(yòng)各種資源，提高了檔案系統的應用(yòng)開發生産(chǎn)率

四、RFID檔案管理(lǐ)系統功能(néng)

 

 

指标項	技(jì )術參數要求
軟件功能(néng)	對庫藏實體(tǐ)檔案實行檔案實體(tǐ)電(diàn)子标簽化管理(lǐ)，實時感知、跟蹤。具(jù)有(yǒu)檔案信息管理(lǐ)、RFID信息管理(lǐ)、檔案庫房盤點、檔案異常移動報警等功能(néng)。
空間管理(lǐ)	排架管理(lǐ)：對庫房密集架進行初始化操作(zuò)，  存址管理(lǐ)：提供設置檔案在排架上的存放位置信息功能(néng)，結合RFID或條形碼，對庫區(qū)、排架、現有(yǒu)檔案實體(tǐ)的存放位置進行初始化設置 庫房查詢：查詢某個檔案的存儲位置，也可(kě)以查詢檔案的狀态
出入庫管理(lǐ)	檔案出庫：對檔案實體(tǐ)因編研利用(yòng)、整理(lǐ)編目、保護修複、數字化加工(gōng)等業務(wù)工(gōng)作(zuò)的需要而離位情況進行管理(lǐ)。預留和城建檔案項目的調檔接口，支持RFID或條形碼出庫操作(zuò)和圖形化下架操作(zuò)。
	檔案入庫：對庫房中(zhōng)檔案的入庫、上架情況進行登記，結合庫房平面圖進行上架操作(zuò)。利用(yòng)系統設備進行檔案電(diàn)子标簽信息采集，系統自動記錄檔案歸還時間和檔案信息。
	檔案移庫：對庫房中(zhōng)檔案存放位置的移動進行登記，結合庫房平面圖進行移位操作(zuò)。
	檔案揀貨管理(lǐ)：系統可(kě)提供根據檔案借閱單進行檔案的揀貨管理(lǐ)。
日常管理(lǐ)	即時監控：實時顯示當前進出各區(qū)域的RFID檔案信息資料，實時記錄每個區(qū)域内，檔案等各項資源“進”與“出”的時間。
	庫房盤點：應用(yòng)集成手持或密集架RFID等盤點設備，對庫房中(zhōng)的各類檔案的盤點情況進行記錄和維護，可(kě)以庫房信息進行查詢和盤點，确認檔案實體(tǐ)的具(jù)體(tǐ)存放位置是否正确。
	日常檢查：記錄檔案實體(tǐ)狀态檢查、數量清點、位置核對等情況；可(kě)以對檔案庫房的溫度和濕度狀态進行人工(gōng)登記并對所記錄數據進行分(fēn)析
	庫房統計：對庫房和裝(zhuāng)具(jù)的使用(yòng)率、容積率以及實體(tǐ)檔案的保存情況進行統計。
權限設定	定義各角色對資源單位的使用(yòng)權限，可(kě)細分(fēn)到每個子功能(néng)模塊的使用(yòng)。

系統工(gōng)作(zuò)流程

檔案入館

　　1、接收整理(lǐ)處工(gōng)作(zuò)人員接收檔案後，将檔案信息錄入系統，通過RFID電(diàn)子标簽打印機打印出一張電(diàn)子标簽，同時将檔案信息寫入電(diàn)子标簽芯片中(zhōng)。電(diàn)子标簽粘貼至檔案盒表面。

　　2、粘貼好電(diàn)子标簽的檔案送至保管處進行存放。存放前，保管處工(gōng)作(zuò)人員通過RFID讀卡器對檔案電(diàn)子标簽進行掃描，登記入庫時間并設置具(jù)體(tǐ)的存放位置，從而在系統中(zhōng)建立檔案的入庫記錄。

檔案借閱

　　1、 借閱申請

　  通過權限分(fēn)配有(yǒu)許可(kě)的用(yòng)戶，可(kě)以通過WEB端在本地獨立網絡訪問軟件端的借閱申請界面，根據檔号進行借閱

    2.借閱登記

檔案借閱出庫會自動生成借閱登記記錄，借閱人，借閱時間，歸還時間等

　　3.檔案查找

　　每層樓保管處工(gōng)作(zuò)人員電(diàn)腦上安(ān)裝(zhuāng)檔案流通管理(lǐ)子系統，一旦有(yǒu)新(xīn)的借閱申請，系統會自動将記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名(míng)稱、檔案編号、存放位置等，工(gōng)作(zuò)人員按照申請記錄進行檔案查找。

　　查找完成後，工(gōng)作(zuò)人員必須通過讀卡器對電(diàn)子标簽進行掃描，完成檔案出庫登記，系統中(zhōng)記錄檔案出庫時間、出庫檔案編号。

　　4.檔案借出

　　保管處工(gōng)作(zuò)人員将檔案移交給利用(yòng)大廳工(gōng)作(zuò)人員，檔案交給用(yòng)戶前，必須在系統中(zhōng)進行電(diàn)子标簽掃描登記，記錄借出時間和檔案編号。

檔案歸還

　　1.用(yòng)戶完成檔案查閱後歸還檔案，工(gōng)作(zuò)人員掃描檔案電(diàn)子标簽，登記歸還時間和檔案編号，完成歸還登記。若用(yòng)戶超過指定的查閱時間，系統會自動提醒;

　　2.保管處工(gōng)作(zuò)人員将檔案放回指定存放地點前，要進行電(diàn)子标簽掃描登記，登記入庫時間，完成登記後，檔案變成入庫狀态。

檔案防盜

　  當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理(lǐ)信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

檔案查詢管理(lǐ)

　　用(yòng)戶在有(yǒu)授權的終端（PC或者平闆）進行登錄WEB端程序，根據權限進行檔案查檔功能(néng)操作(zuò)。

檔案銷毀提醒

　　檔案的價值具(jù)有(yǒu)時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理(lǐ)，以減輕對檔案管理(lǐ)資源的占用(yòng)。當檔案在入館時，将保管期限寫入RFID标簽并存儲于中(zhōng)心數據庫中(zhōng)。在保管過程中(zhōng)，當有(yǒu)檔案達到保管期限時，軟件将自動跳出檔案失效提示，由管理(lǐ)員做出銷毀或繼續保管處理(lǐ)。

檔案盤點管理(lǐ)

　　采用(yòng)RFID技(jì )術進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工(gōng)作(zuò)變成一項簡單快速的工(gōng)作(zuò)。檔案管理(lǐ)系統發出盤點指令，庫房管理(lǐ)終端發送盤點指令到移動終端，庫房管理(lǐ)員根據移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的标簽信息，完成一個檔案格的盤點操作(zuò)，依次進行直到完成所有(yǒu)檔案的盤點操作(zuò)。

 

使用(yòng)手持機可(kě)以方便檔案庫房管理(lǐ)人員對檔案庫房的檔案進行标簽登記、存址發卡、檔案發卡、檔案借閱、檔案歸還、存址管理(lǐ)、檔案盤點、檔案移庫，日常檢查等操作(zuò)，通過手持設備實現檔案庫房現場無紙化實時管理(lǐ)。

 

六、質(zhì)量、可(kě)靠性、維修性及标準化

硬件設備供應商(shāng)負責所有(yǒu)硬件質(zhì)量标準和行業标準的落實；軟件開發部門負責硬件接口與系統的融合，互連、互通、互操作(zuò)。

售後服務(wù)的質(zhì)量保證，根據合同規定向使用(yòng)方提供有(yǒu)關的服務(wù)，對設備在使用(yòng)中(zhōng)出現的故障即使提供維修服務(wù)等。

 

8．1．1 設計質(zhì)量控制

重點對技(jì )術文(wén)件和資料、設計分(fēn)析、設計輸入輸出、設計更改等環節進行控制。

 

8．1．2 開發質(zhì)量控制

     拟定實驗規範，按規定履行審批程序，逐一進行，評審過後方可(kě)實施；嚴格貫徹質(zhì)量

評審制度，認真把好質(zhì)量關，并對評審中(zhōng)提出的問題進行質(zhì)量跟蹤。

   

8．1．3 硬件設備質(zhì)量控制

符合國(guó)内國(guó)際有(yǒu)關技(jì )術标準和行業标準，硬件供應商(shāng)應是獲得資質(zhì)認可(kě)的代理(lǐ)商(shāng)或有(yǒu)科(kē)研背景的公(gōng)司。

 

8．2 可(kě)靠性、維修性控制措施

建立可(kě)靠性信息閉環管理(lǐ)系統，制定信息的收集、傳遞、反饋、分(fēn)析、處理(lǐ)和歸檔等必要的程序和管理(lǐ)要求。

建立故障審查制，對系統研制過程中(zhōng)的重大故障的分(fēn)析結論和糾正措施的正确性進行審查。

制定硬件控制大綱，明确各類硬件産(chǎn)品的選擇和使用(yòng)要求以及質(zhì)量、可(kě)靠性和篩選等級的優先程序制定故障報告、分(fēn)析及糾正措施，以保證故障信息的正确性和完整性，及時利用(yòng)故障信息對系統進行分(fēn)析、改造，實現可(kě)靠性增長(cháng)。

最大限度地選用(yòng)經過質(zhì)量認證并經使用(yòng)證明可(kě)靠的通用(yòng)件、标準件，以獲得較好的成熟系數和可(kě)靠性。

      

8．3 标準化控制措施

拟定“檔案系統标準化大綱”。明确系統研制過程的标準化要求和各種技(jì )術文(wén)件的編制要求。

采用(yòng)标準化原理(lǐ)、方法進行設計，以提高項目研制的通用(yòng)化、系列化、組合化水平，系統标準化系數不低于70%。

在設計中(zhōng)貫徹标準化思想，大量采用(yòng)标準件，減少單元品種，系統設計中(zhōng)盡量使用(yòng)通用(yòng)化組件，以增強系統組件互換性。

建立标準化檢查制度，檢查系統研制過程中(zhōng)标準化執行情況，組織審查标準化文(wén)件，确保标準化大綱的貫徹執行。

 

 

四、所用(yòng)的主要硬件

1.工(gōng)業級RFID手持終端

 

 

 

2. RFID超高頻熱轉印機

指标項	技(jì )術參數要求
打印頭	懸壓式
分(fēn)辨率	>=300 dpi (12 dots/mm)
打印方式	直熱/熱轉印
最大打印寬度	不小(xiǎo)于120 mm
最大打印長(cháng)度	>=2500.0 mm
操作(zuò)方式	批處理(lǐ)模式、剝離模式、切刀(dāo)模式(可(kě)選)
标準接口	串行(RS-232C),并行(IEEE 1284),USB 2.0 ,以太網口
閃存/内存	不小(xiǎo)于32 MB SDRAM; 8 MB Flash
RFID性能(néng)	MP2 RFID智能(néng)編碼技(jì )術
質(zhì)保要求	一年質(zhì)保服務(wù)

 

3. RFID超高頻讀寫器一體(tǐ)機

 

指标項	技(jì )術參數要求
尺寸	260MM*260MM*150MM
工(gōng)作(zuò)頻段	902MHz～928MHz
通訊接口	RS-232(DB9) RJ45
射頻芯片	INDY R2000
讀寫距離	>5米
符合标準	ISO 18000-6C
工(gōng)作(zuò)方式	外觸發控制讀卡或軟件發命令讀卡
射頻功率	0~33dbm,軟件可(kě)調
天線(xiàn)	9DB超高頻資産(chǎn)管理(lǐ)專用(yòng)天線(xiàn)
極化方式	圓極化
工(gōng)作(zuò)溫度	-40-70℃

用(yòng)戶案例